Accéder à une demande
Pour consulter ou modifier une demande, depuis la liste des demandes, cliquez sur la demande que vous souhaitez consulter
Structure de la fiche demande
La fiche demande est organisée en plusieurs sections :
1. En-tête de la demande
L'en-tête contient les informations principales :
- Numéro de la demande (#21 dans l'exemple)
- État actuel (Nouveau, En cours, En attente, Terminé) où vous pouvez cliquer sur les différents statuts pour faire évoluer la demande
- Origine (En ligne, Téléphone, etc.)
- Service concerné
- Agent en charge : d'ici vous pouvez prendre en charge ou alors assigner la demande
2. Informations sur le demandeur
Cette section affiche et peut être modifier à votre guise
- Nom et prénom du demandeur
- Téléphone
- Adresse
- Ville
3. Informations détaillées sur la demande
Pour l'exemple d'un signalement :
- Adresse de la parcelle concernée
- Informations complémentaires
- Pièces jointes associés
Vous y retrouverez donc toutes les informations que vous aurez récolté dans le parcours de la demande.
4. Section de communication
- Onglet "Email" pour envoyer des messages
- Onglet "Notes" pour ajouter des notes internes
- Onglet "Historique" pour consulter l'historique des actions
Fonctionnalités principales
Consulter et éditer les informations
- Toutes les informations sont modifiables sauf le numéro de demande
- Pour modifier une information, cliquez sur l'icone de crayon et carnet dans le champ concerné
- Effectuez vos modifications
- Sauvegardez en cliquant sur le bouton "Enregistrer"
Consulter l'historique
- Cliquez sur l'onglet "Historique"
- Vous verrez la liste chronologique de toutes les actions effectuées sur la demande
- Chaque entrée indique :
- Date et heure
- Type d'action
- Utilisateur ayant effectué l'action
- Détails de l'action
Vous retrouverez également les notes que vous avez indiqué sur la demande
Prendre des notes et mentionner un collègue
- Cliquez sur l'onglet "Notes"
- Pour ajouter une note :
- Cliquez sur "Nouvelle note"
- Saisissez votre texte
- Pour mentionner un collègue, utilisez le symbole @ suivi de son nom d'utilisateur
- Cliquez sur "Enregistrer"
- Les notes sont visibles par tous les agents ayant accès à la demande
Partager avec un autre utilisateur
- Cliquez sur le bouton "Partager" en haut à droite
- Sélectionnez l'utilisateur avec lequel partager
- Ajoutez éventuellement un commentaire
- Cliquez sur "Inviter"
- L'utilisateur sélectionné recevra une notification et aura accès à la demande
Bonnes pratiques
- Mise à jour régulière : Pensez à mettre à jour l'état de la demande au fur et à mesure de son traitement
- Communication claire : Utilisez les notes pour communiquer avec vos collègues sur l'avancement
- Historique complet : Consultez toujours l'historique avant de prendre une action pour éviter les doublons
- Partage ciblé : Ne partagez la demande qu'avec les services réellement concernés
Cette interface centralisée vous permet de gérer efficacement les demandes tout en maintenant une communication fluide entre les différents acteurs.