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Rappels, emails et SMS

Les confirmations et rappels automatiques

Régler les emails et SMS envoyés à vos clients : texte, variables, moment d'envoi.

Mis à jour le 15 octobre 2026 pour la nouvelle interface Ouvrir app.rdv360.com ↗

Les confirmations et les rappels partent tout seuls : vous les réglez une fois, l'application les envoie à chaque rendez-vous. Plusieurs messages sont prêts dès l'ouverture du compte. Vous pouvez les modifier, les couper, ou en ajouter d'autres.

La liste des messages automatiques

Survolez ou touchez une étape : son emplacement s’allume sur l’écran.

  1. Configuration, « Agenda », tuile « Emails | SMS ». Le solde SMS s'affiche en haut de la page.

  2. Le premier onglet liste les messages envoyés à vos clients.

  3. L'interrupteur de la colonne « Statut » active ou coupe un message, sans le supprimer.

  4. Le crayon ouvre le message pour le modifier.

  5. Pour un nouveau message, le plus simple est de dupliquer un message proche, puis de modifier la copie.

La fenêtre d'un message

Le tableau compte aussi une colonne « Motifs de RDV », qui rappelle le filtre de chaque message, et une poignée pour changer l'ordre des lignes. Le crayon ouvre la fenêtre « ÉDITER LE MESSAGE AUTOMATIQUE ». À gauche, les conditions d'envoi : quand et pour quels rendez-vous le message part. À droite, le message lui-même.

Régler un message

Survolez une étape. Sur l'écran, cliquez sur Email ou SMS, et sur un type d'automatisme.

  1. L'interrupteur « Activé », en haut, coupe ou rallume le message.

  2. Choisissez le « Type d'automatisme » : il décide du moment de l'envoi. Réglez ensuite le nombre de jours avant le rendez-vous et l'heure d'envoi.

  3. Choisissez « Email » ou « SMS ». Cliquez sur les deux pour comparer : l'expéditeur et le compteur n'existent que pour le SMS.

  4. Écrivez le texte. Les mots entre crochets seront remplacés à l'envoi.

  5. « Filtrer par motifs de RDV » limite l'envoi à une sélection de services ; « Filtrer par mots clés », à une sélection de mots-clés.

  6. Pour un SMS, surveillez le compteur : au-delà de 160 caractères, le message coûte plus d'un crédit.

  7. Les variables dynamiques sont listées sous le message.

  8. Cliquez sur « Modifier » pour enregistrer.

Les types d'automatisme

La liste propose six déclencheurs :

  • « Prise de rendez-vous » : le message part quand le rendez-vous est enregistré. C'est la confirmation.
  • « Rappel de rendez-vous » : le message part un nombre de jours avant le rendez-vous, à l'heure choisie. Avec 0 jour, il part le jour même.
  • « Après rendez-vous » : le message part une fois le rendez-vous passé.
  • « Anniversaire » : le message part à la date d'anniversaire, renseignée dans la fiche du client.
  • « Nombre de rendez-vous » : le message dépend du nombre de rendez-vous pris.
  • « Jours sans rendez-vous » : le message part après une période sans rendez-vous.

L'expéditeur d'un SMS

Le nom qui s'affiche sur le téléphone du destinataire se règle dans « Expéditeur » : de 3 à 11 caractères, des lettres sans accent et des chiffres, sans espace, avec au moins une lettre. Choisissez un nom que vos clients reconnaissent tout de suite, celui de votre entreprise.

La longueur d'un SMS

  • 160 caractères ou moins : 1 crédit SMS.
  • Plus de 160 caractères : 2 crédits ou plus, décomptés par tranches de 153 caractères.

Les variables comptent avec leur valeur réelle : un nom long allonge le message. Gardez une marge sous les 160 caractères.

Les variables dynamiques

Une variable est un mot entre crochets que l'application remplace à l'envoi. La fenêtre les liste toutes :

  • [prenom] et [nom] : le prénom et le nom de la personne qui a rendez-vous ;
  • [date-et-heure-rdv], [duree-rdv], [motif-rdv], [prix-rdv] : le rendez-vous ;
  • [lien-annulation] : le lien pour annuler le rendez-vous ;
  • [nom-du-pro], [adresse-pro], [telephone-pro] : votre entreprise ;
  • [reservation] : le lien vers votre page de réservation ;
  • [numero-de-la-demande] : le numéro de la demande liée ;
  • [voir-ticket-de-caisse] : le lien pour télécharger le ticket de caisse du rendez-vous ;
  • [code-file-attente] : l'identifiant du rendez-vous.

Gardez [lien-annulation] dans les rappels : une annulation en ligne libère le créneau pour quelqu'un d'autre.

Le lien direct : Emails | SMS.