Traiter une demande
Prendre en charge, faire avancer les états, échanger, partager et clôturer.
Chaque demande a sa fiche : qui la fait, ce qu'elle contient, où elle en est, qui s'en occupe et avant quand. Vous la prenez en charge, vous la faites avancer d'état en état, vous échangez avec l'usager par email et avec vos collègues par des notes. Tout s'inscrit dans le fil de la demande.
La fiche d'une demande
Survolez ou touchez une étape : son emplacement s’allume sur l’écran.
En tête, la frise d'états : « Nouveau », les états propres à votre compte, « En attente » puis « Clôturé ». Cliquez sur un état pour faire avancer la demande (essayez sur l'écran).
Le bouton rond vert, « Je prends en charge », vous attribue la demande en un clic.
« AGENT EN CHARGE » désigne un collègue ; « SERVICE » range la demande dans le bon service.
« Délais » : la date butoir et les jours restants. Le crayon la modifie.
À gauche, les blocs « Réservé à l'administration », la personne qui a fait la demande et « Détails de la demande ». Le crayon de chaque bloc corrige ses informations.
« Email » écrit à l'usager ; « Note » ajoute une note interne pour l'équipe.
Le fil se filtre : « Tous », « Email(s) », « Notes », « Historique ». Cliquez sur les filtres.
Le volet « Agent IA », replié sur le bord droit, s'ouvre au clic.
Ouvrir une demande
Dans le menu « Demandes », cliquez sur une ligne de la liste. La fiche s'ouvre avec, en titre, le numéro de la demande et le nom de l'usager, puis la démarche dans une pastille verte, qu'une liste permet de changer.
Le fil de la demande
La colonne de droite raconte la demande, du plus récent au plus ancien : l'email automatique d'accusé de réception, les informations saisies au dépôt, la création (avec le lien « Voir la demande en ligne »), puis chaque email, note et changement. Les filtres en haut du fil n'affichent qu'un type d'élément.
Notes et mentions
Cliquez sur « Note » : un éditeur « Note interne » s'ouvre, avec l'invitation « Écrivez quelque chose, notifiez quelqu'un avec @ ». Tapez @ suivi du nom d'un collègue pour le prévenir. Les notes restent internes à votre équipe.
Personnes ayant accès
Cette demande n'est partagée avec personne pour le moment.Partager la demande avec quelqu'un
Survolez ou touchez une étape : son emplacement s’allume sur l’écran.
Cliquez sur le bouton orange « », en haut à droite : il propose « Annuler », « Supprimer », « Partager » et « Imprimer ». Choisissez « Partager ».
Dans « PARTAGER CETTE DEMANDE », saisissez une adresse email, ajoutez si besoin un message, puis cliquez sur « Inviter ».
« PERSONNES AYANT ACCÈS » liste les personnes invitées sur cette demande.
Le menu des actions
- « Annuler » : la demande n'aura pas de suite.
- « Supprimer », en rouge : la demande disparaît.
- « Partager » : l'invitation par email, décrite ci-dessus.
- « Imprimer » : une version papier de la fiche.
Pour terminer une demande traitée, passez-la à l'état « Clôturé », dans la frise.
Le lien direct : les demandes.